6 cuidados que o síndico deve ter na comunicação com os condôminos

Só quem é ou já foi síndico sabe o quanto pode ser desafiador fazer a gestão completa de um condomínio. Além de ter um bom relacionamento com os moradores do local, o síndico também precisa de muita paciência para conseguir garantir uma comunicação com os condôminos que seja clara e eficiente.

Redução de custos, aumento na segurança e melhorias na qualidade de vida da vizinhança estão entre os principais benefícios que uma boa comunicação no condomínio tem a oferecer.

Mas, para que essas vantagens possam ser alcançadas, é importante conhecer as ferramentas certas que poderão auxiliar na sua gestão administrativa e ainda melhorar o seu convívio com os vizinhos.

Acompanhe o post e confira 6 dicas essenciais sobre o assunto:

1. Determinar um horário para atendimento

Se você não quer condôminos batendo na sua porta às 3 da madrugada, determine horários para atender solicitações ou reclamações dos prédios. Essa atitude vai te ajudar a solucionar problemas de maneira mais focada e contínua, além de mostrar muito mais profissionalismo no seu trabalho como síndico.

Ao estabelecer um horário para atendimento, não se esqueça de que, além das tarefas no condomínio, você também terá que lidar com os seus compromissos pessoais. Por isso, antes de se mostrar à total disposição dos condôminos, pense no seu estilo de vida, na sua rotina e na dos outros moradores também.

Uma boa dica para evitar problemas quanto a horários de atendimento é definir esses períodos na presença dos condôminos. Convoque uma reunião geral e, depois do assunto ser acordado, deixe registrado em ata os dias da semana e os horários em que você estará disponível. A mesma regra valerá para casos de emergências.

2. Colocar avisos e informativos no condomínio

Essa é uma dica simples, mas que poderá evitar muitos questionamentos desnecessários ao longo do ano. Para deixar claro quais foram as despesas e o saldo de cada mês, por exemplo, separe um espaço no prédio para usar como um tipo de mural.

Nesse painel, deixe fixado a prestação de contas e outras informações que sejam importantes para o conhecimento de todos. Esse tipo de ferramenta de comunicação coletiva ajudará a otimizar a gestão e contribuirá para manter o bom relacionamento com os moradores.

Isso sem falar que, ao ser transparente, você passará credibilidade e confiança aos condôminos que, por sua vez, o verão como um bom gestor. Especialmente quando o assunto é prestação de contas, quanto mais claro melhor!

3. Usar a tecnologia para melhorar a comunicação com os condôminos

Novas tecnologias são desenvolvidas diariamente para melhorar a comunicação entre empresas e clientes. Apesar de os condôminos não serem clientes propriamente ditos, você há de concordar que, como síndico, assume um papel similar ao de um gestor de negócios, certo?

Se é esse o caso, por que não fazer como os grandes gestores e incluir tecnologias que vão te ajudar a otimizar as suas tarefas e a melhorar a convivência no condomínio?

Hoje em dia existem diversos canais de comunicação que garantem uma gestão mais organizada, transparente e eficaz. Entre esses canais, podemos destacar:

  • telefonemas (usados com moderação e em horários previamente estabelecidos);

  • troca de e-mails;

  • envio de SMS;

  • uso das redes sociais.

É importante que estes canais sejam utilizados de maneira ordenada e que todas as comunicações possam ser devidamente registradas para consultas futuras.

Por isso fazer uso de forma integrada e ordenada a partir de um único software é uma dica que facilita muito tanto a comunicação quanto seus registros.

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4. Convocar os moradores para reuniões periódicas

Uma das melhores formas de evitar problemas futuros é deixar tudo às claras entre os moradores de um condomínio. Além da tecnologia, uma dica simples e prática para fazer isso é fazer reuniões ou assembleias gerais com frequência.

Seguindo o exemplo dos meios de comunicação que falamos anteriormente, que tal marcar uma reunião para definir os melhores canais de comunicação com os condôminos? Verifique a disponibilidade e determine a periodicidade desses encontros. Você poderá optar por reuniões mensais, bimestrais ou até mesmo a cada 3 meses, por exemplo.

Lembre-se de que, quando os moradores se sentem envolvidos na tomada de decisões do síndico, as chances de reclamações e de insatisfações futuras são reduzidas.

Por esse motivo, não deixe de incentivar a participação de todos e de zelar por boas condições de convivência.

5. Tratar de assuntos relevantes e de interesse comum

Facilitar a comunicação com os condôminos por meio de tecnologias é de fato essencial.

Contudo, é preciso manter o foco na resolução de problemas, especialmente em casos de conversas em grupo.

Pense no WhatsApp, por exemplo. Se você participa ou já participou de um grupo, sabe bem que as pessoas podem extrapolar alguns limites.

Mensagens irrelevantes ou particulares podem transformar uma ferramenta de comunicação em um pesadelo.

Para evitar que isso aconteça, nossa dica é que simplesmente não utilize Whatsapp para tratar assuntos do condomínio, isso porque este tipo de ferramenta não permite uma moderação profissional e se transforma rapidamente num tsunami de desejos e reclamações.

6. Zelar pelo respeito na comunicação com os condôminos

Alguns síndicos, especialmente os profissionais, precisam tomar conta de vários prédios ao mesmo tempo. Esse é o caso de conjuntos residenciais e de alguns condomínios fechados.

Naturalmente, a gestão desses ambientes pode se tornar ainda mais complexa, afinal, existirão moradores com as mais diferentes crenças, opiniões e preferências. Zelar por uma comunicação clara, respeitosa e direta será mais uma das suas responsabilidades.

Mais uma vez, a tecnologia poderá ser usada como uma importante facilitadora nesse processo. Entretanto, não se esqueça que você será o responsável pelo conteúdo da mensagem.

Seja qual for a quantidade de moradores ou o porte do seu condomínio, o importante é estar atento e usar os recursos certos para otimizar e melhorar o relacionamento entre a vizinhança.

E você, já sabe quais ferramentas de comunicação com os condôminos usar?

Avalie as melhores opções para o seu trabalho e não deixe de compartilhar as dicas deste post nas suas redes sociais.

Assim como você, outros síndicos podem precisar de uma ajudinha extra!

Sobre Alerta!

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